Creditmanagement dient u zowel strategisch als softwarematig te benaderen. Zelfs al is een waterdichte strategische procedure uitgewerkt: er is altijd softwarematige ondersteuning nodig om de strategische benadering te laten slagen. Om foutloos debiteuren te benaderen of facturen te innen, is een strategie weinig waard zonder de juiste applicatie. Er blijft dan namelijk enorm veel handmatig werk in de uitvoering zitten. Dit is uiteindelijk niet vol te houden wanneer een debiteurenportefeuille groeit.
Andersom is ook waar. Een creditmanagementapplicatie kan een debiteurenbeheerder wel in de juiste richting sturen, maar zonder de juiste strategie zijn de resultaten slechts op toeval gebaseerd. Net als bij vissen is alleen een goede uitrusting geen basis voor een succesvolle vangst. Er moet nagedacht worden welke aas het beste voor welke vis gebruikt kan worden. Zo is een creditmanagementapplicatie enkel nuttig als er een effectieve strategische aanpak en implementatiegedachte achter zit.
In de praktijk gaan een solide creditmanagementstrategie en degelijke -applicatie dus hand in hand. Om tot de juiste beslissingen te komen, zijn de volgende stappen behulpzaam:
1. Begrijp de uitdagingen op het vlak van creditmanagement
Hoe zorgt u er als organisatie voor dat uw debiteuren hun facturen betalen, maar dan zonder dat de klantrelatie in gevaar komt door een te harde en eenzijdige aanpak? Hoe kunt u debiteurenbeheer zo inrichten dat uw betalingstermijnen worden nageleefd en uw cashflow optimaal blijft functioneren? Hoe komt u tot de juiste balans tussen geautomatiseerd debiteurenbeheer en de menselijke maat?
2. Bepaal duidelijk wat u wil bereiken met uw creditmanagementstrategie
Leg vast welke resultaten u wilt behalen met uw creditmanagementstrategie en -applicatie. Deel dit vervolgens op in kleinere, behapbare stappen om uw tactieken te bepalen en zo doelen makkelijker te bereiken. Dit actiegerichte plan moet achteraf makkelijk bijgestuurd kunnen worden.
3. Definieer wat succes binnen de creditmanagementstrategie betekent en hoe u dit meet
Door de juiste statistieken te monitoren, kunt u controleren of de inspanningen binnen de creditmanagementstrategie lonen. Veel organisaties definiëren succes op een van deze vlakken: gemiddelde betaaltermijn, minder afschrijvingen of verhoogde klantwaarde.
4. Zorg dat uw medewerkers op dezelfde lijn zitten
Iedereen binnen uw onderneming moet de creditmanagementstrategie begrijpen wanneer ze debiteuren op de juiste manier willen benaderen. Een paar tips om medewerkers te overtuigen van uw strategie:
- Informeer iedereen binnen uw organisatie over het belang van de strategie: vertel hen over de uitdagingen en de doelen die u hoopt te bereiken.
- Maak iedereen binnen uw organisatie vertrouwd met de nieuwe strategie: laat hen weten welke initiatieven u lanceert, wat er verandert en welke positieve impact die veranderingen hebben. Met andere woorden: creëer voldoende draagvlak.
- Betrek medewerkers bij het uitrollen van uw strategie. Maak iedereen bekend met het te voeren beleid, zodat achteraf geen onduidelijkheden ontstaan.
Toevoegde waarde?
Wat is dan nadien de toegevoegde waarde van een creditmanagementapplicatie? Een creditmanagementapplicatie hield aanvankelijk het volgende in:
‘Een systeem om debiteuren en facturen te beheren. Dit zodat deze debiteuren wanneer nodig tijdig een herinnering en aanmaning ontvangen.’
De applicatie hielp ondernemingen om gegevens van debiteuren en facturen op één plaats te bewaren - zoals namen en adressen - om van daaruit tijdig herinneringen en aanmaningen te versturen.
Wanneer een organisatie een duidelijke creditmanagementstrategie uitzet, gaat de kijk op een creditmanagementapplicatie veranderen. Het is niet alleen een systeem van waaruit herinneringen en aanmaningen worden verzonden. Het ondersteunt het strategische proces waarmee u met relatief kleine stappen grote winst kunt behalen.
Voordelen van een creditmanagementapplicatie
We sluiten af met een aantal redenen waarom gespecialiseerde software beter is dan Excel en uw boekhoudsysteem. Of beter gezegd: onmisbaar is! En dit is nog maar een klein deel van alle voordelen:
- Een goede creditmanagementapplicatie als Debiweb ondersteunt een gedegen strategische aanpak met het verlagen van de gemiddelde betaaltermijn.
- Gelijktijdig wordt het aantal openstaande facturen en incasso's verlaagd.
- Met als gevolg een verhoging van uw werkkapitaal en een verbeterde liquiditeitspositie.
- Wanneer creditmanagementsoftware goed wordt ingericht ontstaan grote efficiencyslagen binnen het creditmanagementproces, maar ook de randprocessen die geraakt worden.
- Als klap op de vuurpijl geeft het inzicht in bedrijfsrisico’s en onnodige afschrijvingen op debiteuren.
Met andere woorden: een goede creditmanagementapplicatie als Debiweb ondersteunt de creditmanagementstrategie dusdanig dat het resultaat niet langer op toevalligheden gebaseerd is.
Lees ook waarom Debiweb u helpt bij effectief klachtenmanagement.
