Creditmanagement vormt de financiële kurk waarop ieder gezond bedrijf drijft. Het helpt u om bedrijfsrisico’s te bestrijden en uw debiteuren tijdig te laten betalen. Tegelijkertijd creëert u méér investeringsruimte én vergroot u de klanttevredenheid. Maar voordat u aan de slag kunt met creditmanagement, is het belangrijk om proactief beleid op te stellen. Anders is het als varen op zee zonder navigatie; uw schip gaat vooruit, maar voor hoe lang en waarheen is onduidelijk. Debiweb stippelt de koers voor u uit in 5 stappen!
Zonder doelen is het onmogelijk om de juiste koers te bepalen. We zien geregeld dat bedrijven handelen vanuit wat ze gewend zijn of leuk vinden, zonder dat ze echt weten waar ze naar toe willen. Proactief beleid begint daarom altijd met het vaststellen van die doelstellingen. Bijvoorbeeld: naar welke gemiddelde betalingstermijn (DSO) wilt u toewerken? Of: hoe snel dient uw bedrijf klachten op te lossen?
Met deze doelen onder de arm stelt u duidelijke kaders op. Bijvoorbeeld: wanneer bel ik een debiteur? Alleen bij een openstaande factuur of ook voor een mooie aanbieding? Of: wanneer stop ik met leveren wanneer een klant zijn betalingsverplichting niet nakomt?
Belangrijk hierbij is om de doelstellingen van uw organisatie altijd als uitgangspunt te nemen. Zo voorkomt u dat doelstellingen voor creditmanagement uw algemene bedrijfsdoelstellingen dwarsbomen.
De volgende stap naar proactief beleid is portefeuillesegmentatie. Breng focus aan in uw bedrijfsactiviteiten, op basis van risico’s en kansen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan kredietrisico’s, productgroepen en klantenomzet. Uitgangspunt hierbij is: hoe groter het financieel belang, hoe scherper de focus op de klantrelatie moet zijn.
Stem uw benadering en aanpak op de verschillende klantgroepen af, voor een zo groot mogelijk effect uit de activiteiten. Belt u uw klant bijvoorbeeld als u net gefactureerd heeft of pas wanneer de factuur is vervallen? Of stuurt u eerst een brief? Zo voorkomt u willekeur en een gebrek aan een uniforme bedrijfsuitstraling naar buiten toe.
Denk en handel altijd toekomstgericht en laat dat ook terugkomen in uw beleid. Ons belangrijkste advies daarbij: neem nooit lange termijn-beslissingen op basis van een kortdurende emotie.
Tekst gaat verder onder de foto
Daarop aansluitend: monitor het betaalgedrag van uw debiteuren om trends te spotten of een faillissement aan te zien komen. Signaleert u vervolgens een mogelijk probleem? Wees assertief en kom meteen in actie, bijvoorbeeld door te bellen of mailen. Bespreek met de betreffende debiteur zijn omzetprognoses of breng de groeiverwachting van zijn bedrijf in kaart.
Verschillende ontwikkelingen kunnen de financiële positie van een klant (in korte tijd) verbeteren of verslechteren. Het beste voorbeeld dat we momenteel kunnen geven, is natuurlijk corona. Deze pandemie heeft grote gevolgen voor veel bedrijven, waarbij een sneeuwbaleffect continu op de loer ligt. Bekijken we het kleiner dan kan een debiteur bijvoorbeeld een burn-out krijgen of geconfronteerd worden met een grote klant die bij hem wegloopt. Blijf deze ontwikkelingen continu volgen.
Monitor proactief (dus vooraf) de kredietwaardigheid van uw afnemer bij (grote) leveringen. Wij adviseren om dat in ieder geval een paar keer per jaar te doen en niet enkel te vertrouwen op de blauwe ogen van uw klant.
Wijzigt zijn kredietwaardigheid? Maak dan afspraken, bijvoorbeeld over deelleveringen of een vooruitbetaling om zo de risico’s te verminderen. Wij merken vaak dat een bedrijf het fijn vindt als we met dergelijke oplossingen komen. Wij helpen hem immers om alsnog de gewenste diensten/producten af te kunnen nemen.
Om menselijke fouten en willekeur te voorkomen, is het belangrijk om processen voor creditmanagement te automatiseren. Debiweb is daar bijvoorbeeld heel goed in. Deze webapplicatie voert een vastgesteld stappenplan uit, om vervolgens dagelijkse en hapklare actiepunten te presenteren. U versnelt zo acceptatieprocessen en betalingen. De debiteur weet waar hij aan toe is en is eerder geneigd om te betalen.
Tekst gaat verder onder de foto
Door deze processen te automatiseren, weten óók uw medewerkers precies wat van hen verwacht wordt. Er ontstaat uniformiteit, waardoor zij snel en zelfstandig beslissingen kunnen en durven nemen over betalingsovereenkomsten.
Tot slot stelt automatisering uw bedrijf in staat om eenvoudig rapporten te genereren voor elk niveau in uw organisatie.
Bent u geïnspireerd geraakt om zelf aan de slag te gaan met proactief beleid voor creditmanagement? En heeft u hulp nodig? Debiweb helpt u graag verder. Neem contact met ons via: support@debiweb.nl
Beluister nu de tweede aflevering van onze podcast over creditmanagement: Debiweb Podcashflow. Met Martin Kombrink gaan we in op rode vlag-momenten, nu het einde van opnieuw een bewogen coronajaar in zicht komt.
Met trots presenteren wij u onze nieuwe podcast Debiweb Podcashflow! Hiermee geven we uw bedrijf kennis en tips op het gebied van creditmanagement en debiteurenbeheer. Zodat u kunt toewerken naar een zo optimaal mogelijk werkkapitaal. We nemen uw financiële blinddoek af!
Als ondernemer of debiteurenbeheerder weet u als geen ander hoe belangrijk een gezonde cashflow is voor uw bedrijf. Met software voor creditmanagement stroomlijnt u uw order-to-cash-proces, ondervangt u problemen in bedrijfsprocessen en optimaliseert u de cashflow.
